GUÍA PARA ELABORAR UN PROYECTO

GUÍA PARA ELABORAR UN PROYECTO

Recomendaciones Para Descubrir Tu Idea Para Elaborar Un Proyecto

Ø  Piensa en un proyecto relacionado a algún tema que te apasione

Ø  Piensa en un proyecto relacionado con algún tema sobre el cuál tengas experiencia o que conozcas bien.

Ø  Piensa en un proyecto en donde puedas ofrecer algo que te diferencie de los demás.

Ø  Piensa en un proyecto en donde tengas cierta ventaja ante los demás.

Ø  Investiga el mercado.

Un proyecto es un conjunto de actividades planificadas ejecutadas y supervisadas que, con recursos finitos, tiene como objetivo crear un producto o servicio único.

Es necesario conocer las pautas para la realización de un proyecto, el cual implica cumplir con los siguientes objetivos:

ü  Satisfacer una necesidad

ü  Remover obstáculos que impiden la satisfacción de esa necesidad

ü  Desarrollar una capacidad

ü  Resolver problemas dentro de un contexto

ü  Introducir un proceso de cambio

ü  Aprovechar una oportunidad o una ventaja

ü  Evadir o superar una debilidad o una amenaza.

Elaborar un proyecto no es una tarea sencilla que se pueda realizar de un momento a otro, sino que es un trabajo que requiere de tiempo y dedicación, toda vez que éste cuenta con varias partes y requiere de abundante información, soliendo ser necesario el desarrollo de una o varias investigaciones que permitan conocer todos los aspectos relacionados con el proyecto.

Sin embargo, elaborar un proyecto tampoco es una tarea compleja, sino que es algo que toda persona puede hacer siempre y cuando sepa los pasos necesarios, y conozca bien su proyecto.

Lo recomendable es empezar haciendo una guía simple y básica, y poco a poco ir profundizando en el desarrollo de las partes a medida que se va obteniendo más información.

Por ejemplo, si el principal objetivo del proyecto es evaluar la factibilidad del lanzamiento de un nuevo producto, podríamos darle una mayor importancia al estudio de mercado. O si el principal objetivo del proyecto es presentarlo a entidades financieras o inversionistas, podríamos darle una mayor importancia a la evaluación financiera.

Requisitos para la buena formulación de un proyecto

Para que un proyecto esté bien diseñado y formulado debe, explicar, lo siguiente:

● Razones por las que se necesita realizar el proyecto (fundamentación)

● A qué fin contribuirá el logro de los objetivos del proyecto (finalidad)

● Qué se espera obtener del proyecto en caso de que tenga éxito (objetivos)

● A quién va dirigido el proyecto (beneficiarios directos e indirectos)

● Qué debe producir el proyecto para crear las condiciones básicas que permita la consecución del objetivo (productos)

● Con qué acciones se generarán los productos (actividades)

● Qué recursos se necesitan para obtener el producto y lograr el objetivo propuesto (insumos)

● Quién, ejecutará el proyecto (responsables y estructura administrativa)

● Cómo se ejecutará el proyecto (modalidades de operación)

● En cuánto tiempo se obtendrán los productos y se lograrán los objetivos previstos (calendario)

● Cuáles son los factores externos que deben existir para asegurar el éxito del proyecto (pre-requisitos)

Naturaleza del proyecto

Es necesario desarrollar una serie de cuestiones que sirvan para describir y justificar el proyecto.

Descripción del proyecto (qué se quiere hacer)

En este punto, hay que realizar una descripción más amplia del proyecto, definiendo y caracterizando la idea central de lo que se pretende realizar.

Paso 1 - La identificación es un proceso participativo de consulta que analiza la situación y el problema.

Paso 2 - Una vez que se ha analizado y comprendido la situación, el equipo encargado de la formulación del proyecto debe establecer los efectos concretos a alcanzar (objetivos y productos) y esbozar las acciones a ser desarrolladas y los recursos necesarios. También se deben establecer indicadores apropiados para cada objetivo.

Paso 3 - A continuación, se elaborará un plan de ejecución basado en el marco lógico para tener tanto un plan de trabajo basado en resultados como un presupuesto.

Paso 4 - Finalmente, se planificará y presupuestará su plan de seguimiento y evaluación.

Fundamentación o justificación (por qué se hace, razón de ser y origen del proyecto)

Es muy importante destacar para tenerlo en cuenta a la hora de elaborar esta parte del proyecto, que en la fundamentación deben cumplirse dos requisitos para que sea completa y correcta:

ü  hay que explicar la prioridad y urgencia del problema para el que se busca solución;

ü  hay que justificar por qué este proyecto que se formula es la propuesta de solución más adecuada o viable para resolver ese problema.

RESUMEN EJECUTIVO

Es la primera parte o sección de la guía de proyectos. Consiste en resumir los puntos más importantes del proyecto, por lo que debe ser puesto al inicio de éste, pero debe ser elaborado después de haber culminado el proyecto.

Debe incluir los datos básicos del proyecto, la descripción del proyecto, las características diferenciadoras, las ventajas competitivas, las razones que justifican la propuesta del proyecto, los objetivos del proyecto, las principales estrategias, el equipo de trabajo, la inversión requerida, y la rentabilidad del proyecto.

Marco institucional (organización responsable de la ejecución)

En definitiva, lo que se persigue en este punto es informar clara y profundamente acerca de la institución, organización o agencia que será la responsable fundamental de la planificación y ejecución del proyecto. Haciendo referencia particular al departamento y/o programa del que pudiera llegar a formar parte el proyecto específico.

Por lo general, todo resumen ejecutivo debería cumplir con los siguientes tres requisitos:

1. Explicar claramente en qué consiste el proyecto: por más complejo que sea el proyecto, el resumen ejecutivo debe permitir al lector entender claramente en qué consiste el proyecto desde la lectura de la primera página.

2. Crear interés en el lector: el resumen ejecutivo debe ser capaz de generar en el lector interés por proyecto y por profundizar en la lectura de las demás partes de la guía.

3. Ser un resumen: el resumen ejecutivo debe invitar a la lectura y, para ello, debe ser, efectivamente, un resumen; lo recomendable es que éste no abarque más de 3 páginas.

Los principales elementos que debería incluir un resumen ejecutivo:

      Los datos básicos del proyecto: el nombre del proyecto, su ubicación, el tipo de empresa, etc.

      La descripción del proyecto: en qué consiste proyecto, el producto o el servicio que vamos a ofrecer, cuáles son sus principales características.

      Las características diferenciadoras: aquello que vamos a ofrecer que sea innovador y novedoso, y que nos va permitir diferenciarnos o distinguirnos de nuestros competidores.

      Las ventajas competitivas: los aspectos en donde vamos a tener ventaja ante los demás competidores.

      La visión y misión: cuál será la misión y visión de la empresa.

      Las razones que justifican la propuesta del negocio: las razones por las que se ha encontrado atractiva la idea de negocio, es decir, las razones por las que se ha considerado la idea como una oportunidad de negocio.

      Los objetivos del negocio: los principales objetivos que se buscará una vez puesto en marcha el negocio.

      Las estrategias: las principales estrategias que se utilizarán para conseguir los objetivos.

      El equipo de trabajo: las personas que llevarán a cabo el proyecto y las que lo administrarán.

      La inversión requerida: cuánto es lo que vamos a necesitar de inversión, cuánto usaremos de capital propio y cuánto es lo que estamos solicitando como financiamiento externo.

      La rentabilidad del proyecto: los resultados de los indicadores de rentabilidad utilizados.

      El impacto ambiental del proyecto: un resumen del impacto ambiental del negocio y cómo se disminuirá o controlará.

      Las conclusiones del proyecto: las conclusiones a las que se ha llegado una vez culminado el desarrollo del plan de negocios. Esta parte podría estar incluida al final del plan, después del estudio financiero.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL PROYECTO

ü  La visión del proyecto. La declaración de la visión de la empresa, la cual indica hacia dónde se dirige ésta en el largo plazo, o qué es aquello en lo que pretende convertirse.

ü  La misión del proyecto. La declaración de la misión de la empresa, la cual indica el objeto, propósito o razón de ser de ésta.

FINALIDAD DEL PROYECTO (IMPACTO QUE SE ESPERA LOGRAR)

·         Justifiquen debidamente el proyecto y sus objetivos

·          Sea posible verificar cuantitativa o cualitativamente su marcha

·          Constituya preferiblemente un único fin o vaya acompañado de otros fines compatibles.

OBJETIVOS (PARA QUÉ SE HACE, QUÉ SE ESPERA OBTENER)

Explicitar los objetivos es responder a la pregunta para qué se hace. Es decir, se trata de indicar el destino del proyecto o los efectos que se pretenden alcanzar con su realización. Conforman el elemento fundamental, ya que expresan los logros definidos que se busca alcanzar.

EL ESTUDIO DE MERCADO

Consiste en la descripción de los resultados obtenidos al realizar el estudio de mercado.

Éste debe incluir el análisis del sector o industria, el análisis de la demanda o público objetivo, el pronóstico de la demanda o de ventas, el análisis de la oferta o de la competencia, y el análisis de la comercialización o el plan de marketing.

Antes de empezar con el desarrollo de esta sección, es importante entender la diferencia entre el estudio de mercado y la sección del plan de negocios denominada el estudio de mercado.

El estudio de mercado consiste en el acto de recopilar y analizar información procedente del mercado; mientras que la sección del estudio de mercado, es la parte del plan de negocios en donde señalamos los resultados del estudio de mercado que hemos realizado.

Realizar un estudio de mercado es una etapa obligatoria al momento de elaborar un plan de negocios, éste nos permitirá obtener y analizar información procedente del entorno y, de ese modo, comprobar en gran medida la factibilidad del proyecto, y aprovechar dicha información para diseñar el mejor plan posible.

Por otro lado, la parte o sección del estudio de mercado, nos permitirá mostrar al lector la información o los resultados más importantes obtenidos al realizar el estudio de mercado, demostrar la factibilidad del negocio, y señalar las estrategias que se realizarán para aprovechar dicha información.

Localización física y cobertura espacial (dónde se hará, qué abarcará)

Localizar un proyecto consiste en determinar el emplazamiento o el área en donde se ubicará. Esta localización puede hacerse a un doble nivel:

             

·         Macro-localización, esto es, la ubicación geográfica del proyecto dentro del área: región, comarca, conjunto rural, etc.

·         Micro-localización, identificando dentro de un conjunto menor, como puede ser un barrio o manzana, el lugar o zona en donde se desarrollará el proyecto.

La parte del estudio de mercado debería contener los siguientes elementos:

Análisis del sector

Consiste en una descripción del sector o industria en la cual nos vamos a ubicar, así como de los antecedentes de ésta, y de cómo ha ido evolucionando.

En este punto podemos señalar, por ejemplo, el tamaño de la industria, nuestra posición dentro de ésta, sus actores principales, las ventas pasadas, actuales y futuras, las perspectivas de crecimiento, las tendencias, etc.

Para obtener información necesaria para realizar el análisis del sector, podemos acudir a diversas fuentes tales como Internet (por ejemplo, las páginas de gobierno), publicaciones y revistas de negocios, u oficinas de gobierno, en donde podemos obtener información sobre estadísticas, tendencias, informes, investigaciones, etc.

La matriz FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas)

Como un proceso paralelo dentro del análisis de situación, es necesario realizar un auto-diagnóstico de las capacidades de los beneficiarios directos para llevar a cabo el proyecto propuesto, a través de un examen de las fortalezas y debilidades de la cooperativa (o de sus organizaciones de apoyo), así como de las oportunidades y amenazas que presenta el ambiente externo, lo que se conoce como un análisis FODA. El análisis FODA es una herramienta muy eficaz para diagnosticar al grupo destinatario. Puede ser usada para complementar y enriquecer el análisis de partes interesadas.

El análisis FODA examina tanto la situación interna como la externa del grupo destinatario y de sus socios. En consecuencia, es especialmente útil en proyectos en los que las capacidades del grupo destinatario podrían tener una gran influencia en el logro de los objetivos o cuando el contexto del grupo destinatario presenta factores externos que pueden afectar al proyecto.

En pocas palabras, el análisis FODA puede develar la capacidad real para desempeñar los roles esperados en el proyecto, tanto del grupo destinatario como de sus socios para la ejecución, así como mostrar sus ventajas comparativas. También puede revelar obstáculos ocultos para la ejecución de un proyecto potencial.

Fortalezas y debilidades

Las fortalezas y debilidades son características internas de la organización que facilitan o dificultan su potencial para obtener ciertos resultados. Las fortalezas y debilidades se refieren siempre a una cierta meta. Por lo tanto, cuando se emplean para realizar un examen interno del solicitante y sus socios, las fortalezas y debilidades deben referirse a aquellas características positivas o negativas relacionadas con la participación en el proyecto propuesto y con la prestación de servicios de calidad al grupo destinatario.

Cuando el análisis FODA detecta carencias en las capacidades organizacionales del solicitante para realizar todas las actividades comprendidas en el proyecto, la organización debe encontrar socios, entre las otras partes interesadas, que puedan llenar esos vacíos en materia de capacidades.

Las fortalezas y debilidades pueden ser modificadas, en cierta medida, por el propio proyecto. Los encargados de la elaboración del proyecto deben incluir medidas para consolidar los puntos fuertes y superar las debilidades fundamentales de las partes interesadas, en particular aquellas que puedan comprometer la sostenibilidad de los resultados del proyecto. Una buena estrategia de proyecto aprovechará al máximo las fortalezas de todas las partes interesadas. También es importante adoptar medidas para neutralizar el impacto de las debilidades.

Oportunidades y amenazas

Las amenazas y oportunidades son factores externos del contexto de la cooperativa (o de la organización de apoyo) que pueden desencadenar acontecimientos que afecten la capacidad organizacional para alcanzar ciertos resultados. A diferencia de las fortalezas y debilidades, las amenazas y las oportunidades no pueden ser manejadas, dado que están fuera del control de la organización. Lo que puede hacer la organización es diseñar estrategias para maximizar su capacidad de aprovecharse de las oportunidades y minimizar el impacto de las amenazas.

Las amenazas y oportunidades son identificadas durante la elaboración del proyecto. De este modo, la estrategia del proyecto puede incluir medidas para beneficiarse de las oportunidades presentes. Además, la estrategia puede incluir acciones preventivas para reducir los efectos negativos de las amenazas. Estas acciones contribuirían a llevar los efectos negativos a un nivel aceptable, que no comprometa el éxito del proyecto.

Análisis de la demanda

Es quizá la parte más importante del estudio de mercado, consiste en analizar el público objetivo al cual nos vamos a dirigir, conocer sus principales características, y procurar descifrar qué tan dispuesto estaría en adquirir nuestros productos o servicios.

El primer paso para realizar el análisis de la demanda es realizar una segmentación de mercado, la cual consiste en segmentar el mercado total que existe para nuestro producto o servicio, y elegir de entre los mercados resultantes, el mercado o los mercados más atractivos o convenientes para incursionar.

Una vez que hayamos elegido nuestro mercado objetivo, debemos analizarlo y señalar en esta parte del análisis de la demanda las características más importantes del consumidor que lo conforma, por ejemplo, debemos señalar cuántos son, cuán rápido están creciendo, cuáles son sus gustos, deseos y preferencias, dónde compran, cuándo compran, cada cuánto tiempo compran, cuánto gastan en promedio, cuáles son sus hábitos de consumo, sus costumbres, sus actitudes, etc.

Para recabar información necesaria para realizar el análisis de la demanda, podemos recurrir a diversas fuentes, pero lo usual es obtener la información directamente del consumidor; para ello, el método más utilizado en este caso es la encuesta, en donde debemos formular las preguntas que nos permitan obtener la información requerida, por ejemplo, algunas de las preguntas que conformarían la encuesta podrían ser: “¿utiliza usted este producto?”, “¿qué le agregaría o cambiaría?”, “¿dónde lo suele comprar?”, etc.

Pronóstico de la demanda

O pronóstico de ventas se obtiene a través del análisis de la demanda; consiste en pronosticar cuánto sería la demanda o las ventas de nuestro negocio para un periodo de tiempo determinado.

Para ello, al momento de hacer el análisis de la demanda debemos procurar descifrar las intenciones de compra del nuevo producto por parte de los consumidores, por ejemplo, en el caso que utilicemos el método de la encuesta, algunas de las preguntas que podríamos incluir en la encuesta podrían ser: “¿estaría dispuesto a probar este nuevo producto?”, “¿cuánto estaría dispuesto a pagar por él?”, “¿cada cuánto tiempo adquiere productos similares?”, etc.

Realizar el pronóstico de la demanda, nos permitirá elaborar nuestra proyección o presupuesto de ventas, que es el presupuesto a partir del cual se elaborarán los demás; por lo que debemos procurar que el pronóstico de nuestra demanda sea el más real posible.

Análisis de la oferta

También conocido como el análisis de la competencia, consiste en el estudio realizado a las empresas que competirán con nosotros, ya sean empresas que produzcan o vendan productos o servicios similares al nuestro (competencia directa), o empresas que produzcan o vendan productos o servicios sustitutos al nuestro (competencia indirecta); con el fin de saber si realmente podremos competir con ellos, y obtener información que nos permita hacerlo de la mejor manera posible.

En esta parte del análisis de la oferta, debemos señalar cuántos son (o serán) nuestros competidores, cuáles son los principales, dónde están ubicados, cuál es su capacidad, cuál es su experiencia, cuáles son sus principales estrategias, qué materiales o insumos usan para sus productos, cuáles son sus precios, cuáles son sus canales de distribución o puntos de ventas, qué medios publicitarios utilizan, cuáles son sus fortalezas y debilidades, etc.

Para recabar información necesaria para realizar el análisis de la oferta, lo usual es hacer uso de la técnica de la observación, por ejemplo, al visitar los locales de la competencia o comprando algunos de sus productos para poder analizarlos mejor. Otra forma de analizar la competencia es realizando entrevistas informales a trabajadores, ex trabajadores, proveedores o clientes de ésta.

Análisis de la comercialización

En esta parte del análisis de la comercialización debemos señalar los principales aspectos y estrategias relacionadas con los cuatro elementos que conforman la mezcla de marketing (producto, precio, plaza y promoción).

Para el producto señalamos cuáles serán sus principales características, sus principales atributos, los servicios que incluirá, los beneficios que aportará a los consumidores, etc.

Para el precio señalamos cuál será el precio que tendrán los productos o servicios, las razones por las que hemos elegido dicho precio, el margen de utilidad que obtendremos, las estrategias de descuento que utilizaremos, etc.

Para la plaza señalamos cómo serán distribuidos los productos, cuáles serán los puntos de ventas que utilizaremos, las razones por las que hemos elegido dichos canales o puntos de ventas, etc.

Y para la promoción señalamos las promociones de ventas que utilizaremos, los medios publicitarios que vamos a usar, el lema publicitario, etc.

EL ESTUDIO TECNICO

El estudio técnico o plan operativo describe los requerimientos físicos del negocio, así como el funcionamiento de éste.

Éste debe incluir los requerimientos físicos necesarios para el funcionamiento del negocio, la descripción del proceso del negocio, la descripción del local, la capacidad de producción, y la disposición de planta.

El objetivo de la parte del estudio técnico es el de mostrar al lector cómo serán las operaciones diarias del negocio, y que quien ha elaborado el plan de negocios, comprende y ha planificado bien dichas operaciones.

Por lo que el estudio técnico debe proveer suficiente información para mostrar ello, pero sin ser demasiado técnico o exhaustivo, al punto que podría hacer perder el interés al lector por leerlo, o que éste no pueda entenderlo debido a su complejidad.

La parte del estudio técnico debería contener los siguientes elementos:

Requerimientos físicos

En este punto señalamos los requerimientos físicos que serán necesarios para hacer funcionar el negocio, tales como los edificios, terrenos, maquinaria, equipos, herramientas, vehículos, mobiliario, insumos o materias primas, etc.

Lo recomendable es hacer una lista de estos elementos señalando sus respectivos costos.

El proceso del negocio

En este punto hacemos una descripción de las etapas que comprenderán las operaciones diarias del negocio, empezando por las compras, pasando por la transformación de los productos, y culminando con el almacenaje y la distribución de éstos.

Al describir el proceso del negocio, debemos señalar aspectos que estén relacionados con éste y que pueden ayudarnos a hacer una mejor descripción; por ejemplo, podemos señalar cuál será la política de compras, el tamaño de inventario, los índices o estándares que se tomarán para realizar el control de calidad, etc.

Para realizar una mejor descripción del proceso del negocio, lo recomendable es elaborar un diagrama de flujo.

El local del negocio

En este punto hacemos una descripción del local del negocio, por ejemplo, señalamos cuál será su infraestructura, cuál será su tamaño, cuál será su ubicación y las razones por las que hemos elegido dicha ubicación, etc.

En este punto también debemos señalar aspectos técnicos tales como la capacidad de producción con que la que contará el local, la capacidad que será utilizada, la localización o disposición de las maquinarias, los equipos y el mobiliario, etc.

Para una mejor descripción del local, lo recomendable es hacer uso de planos, ya sea uno que muestre la ubicación del local, uno que muestre la distribución de sus elementos, o ambos.

LA ORGANIZACION

La organización describe la organización del negocio y cómo se relacionarán entre sí las diferentes unidades orgánicas que lo conformarán.

Ésta debe incluir la estructura jurídica, la estructura orgánica, los cargos y funciones, el requerimiento de personal, los gastos de personal, los sistemas de información, y el perfil del equipo directivo.

El objetivo de la parte de la organización es el de mostrar al lector que el negocio que se realizará será un negocio bien organizado que contará con una buena coordinación entre sus diferentes áreas.

La parte de la organización debería contener los siguientes elementos:

Estructura jurídica

En este punto señalamos la estructura o forma jurídica del futuro negocio, si será constituido bajo la forma de persona natural o jurídica, si será una empresa individual o una sociedad.

Asimismo, debemos señalar el tipo de empresa bajo la cual se constituirá el negocio, si será una Empresa Individual de Responsabilidad Limitada, si será una Sociedad Colectiva, una Sociedad Anónima, etc.

Estructura orgánica

En este punto hacemos una descripción de la estructura orgánica del negocio, es decir, una descripción de cómo se dividirán o dispondrán las áreas del negocio, y cómo se coordinarán las actividades que se realicen en éstas.

Para ello debemos señalar cuál será tipo de organización (funcional, por producto, matricial, etc.), las áreas, departamentos o unidades orgánicas que tendrá el negocio, y las relaciones jerárquicas que se darán entre ellas.

Lo recomendable en este punto es representar todo ello a través de la elaboración de un organigrama.

Cargos y funciones

En este punto señalamos los puestos o cargos que conformarán cada área, departamento o unidad orgánica del negocio, así como las funciones generales que tendrá cada uno.

En este punto podemos señalar también las funciones específicas o tareas de cada puesto, así como sus obligaciones y responsabilidades.

Requerimiento de personal

En este punto señalamos el personal requerido para cada puesto; para ello podemos hacer un cuadro de asignación de personal, en donde señalemos los cargos requeridos, el número de vacantes, y el perfil requerido para cada puesto.

En el perfil requerido podemos señalar cuál será la experiencia, conocimientos, habilidades y destrezas que una persona debe tener para poder postular al puesto requerido.

Gastos de personal

En este punto señalamos los suelos, salarios y beneficios que serán asignados a cada puesto de trabajo.

En este punto también debemos elaborar un cuadro con la proyección del total de los gastos que se incurrirán en el personal, para el periodo de tiempo en que esté proyectado el plan de negocios.

Sistemas de información

En este punto describimos los sistemas de información con que contará el negocio, es decir, describimos los procesos de entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información que se utilizarán.

Debemos señalar cómo se registrará la información (por ejemplo, las compras, los datos del cliente, etc.), quiénes serán los encargados de registrar dicha información, dónde se almacenará, procesará y organizará, y cómo será brindada cuando sea requerida (por ejemplo, a través de informes, reportes, etc.).

Perfil del equipo directivo

En la parte de la organización, podemos incluir también la descripción del equipo de trabajo con el que ya contamos para poner en marcha y dirigir el negocio; sobre todo, si el principal objetivo de nuestro plan de negocio es el de presentarlo a potenciales inversionistas.

Podemos señalar la trayectoria profesional cada uno de los integrantes del equipo, su experiencia en el tipo de negocio, sus proyectos realizados, sus logros obtenidos, los conocimientos, habilidades y destrezas que aportarán al negocio, etc.

Podemos también incluir los currículums de ellos en los documentos anexos del plan.

METAS (CUÁNTO SE QUIERE HACER, SERVICIOS QUE SE PRESTARÁN Y/O NECESIDADES QUE SE CUBRIRÁN)

Conforme a lo indicado, las metas operaciónalizan los objetivos, estableciendo cuánto, cuándo y dónde se realizarán éstos, de modo que las actividades y acciones correspondientes puedan ser claramente establecidas, permitiendo determinar el nivel y composición de los insumos, las actividades que es preciso emprender y la modalidad de las operaciones para realizar dichas actividades.

BENEFICIARIOS (DESTINATARIOS DEL PROYECTO, A QUIÉN VA DIRIGIDO)

Se trata de identificar quiénes serán los beneficiarios inmediatos (los directamente favorecidos por la realización del proyecto) y quiénes serán los beneficiarios finales o indirectos, o sea, aquellos a quienes favorecerán los impactos del proyecto.

EL ESTUDIO DE LA INVERSION Y FINANCIAMIENTO

El estudio de la inversión y financiamiento señala la estructura de la inversión, y describe los aspectos relacionados al financiamiento.

Éste debe incluir la inversión fija requerida, los activos intangibles, el capital de trabajo, la inversión total requerida, la estructura del financiamiento, y las fuentes financieras.

El objetivo de la parte del estudio de la inversión y financiamiento es el de mostrar al lector cuál será el capital requerido para poner en funcionamiento el negocio, en qué se usará dicho capital, y cómo se obtendrá o pretenderá obtener.

La parte del estudio de la inversión y financiamiento debería contener los siguientes elementos:

Inversión fija

En este punto hacemos una lista de todos los activos fijos (elementos tangibles necesarios para el funcionamiento de la empresa que no están para la venta) que vamos a requerir, y el valor de cada uno de ellos.

Los activos fijos los podemos dividir en:

v  Muebles y enseres: comprende el mobiliario y equipos diversos tales como, por ejemplo, mesas, sillas, escritorios, estantes, computadoras, impresoras, teléfonos, registradoras, calculadoras, extintores, etc.

v  Maquinaria y equipos: comprende lo necesario para fabricación del producto o para la prestación del servicio, por ejemplo, máquinas de coser, cortadoras, taladros, tornos, soldadores, herramientas, etc.

v  Vehículos: comprende los vehículos necesarios para el transporte del personal o de la mercadería de la empresa.

v  Terrenos y edificios: comprende los terrenos, edificios, construcciones, infraestructura; así como la inversión requerida para la implementación del local (instalaciones, pintura, acabados, acondicionamiento, decoración, etc.).

Activos intangibles

En este punto hacemos una lista de todos los activos intangibles (elementos intangibles necesarios para el funcionamiento de la empresa) que vamos a requerir, y el valor de cada uno de ellos.

Los activos intangibles los podemos dividir en:

 Investigación y desarrollo: estudio del proyecto, investigación de mercados, diseños del producto, etc.

 Gastos de constitución y legalización: constitución legal de la empresa, obtención de licencias, permisos, registros, etc.

 Gastos de puesta en marcha: selección y capacitación de personal, marketing de apertura, promoción y publicidad, etc.

 Imprevistos: monto destinado en caso de emergencia.

Capital del trabajo

El capital de trabajo es el dinero necesario para poner el funcionamiento el negocio durante el primer ciclo productivo, que es el tiempo transcurrido desde que se inician las operaciones del negocio hasta que se obtiene el dinero en cantidades suficientes como para seguir operando normalmente sin requerir de mayor inversión.

En este punto hacemos una lista de todos los elementos que conformarán el capital de trabajo, y el valor de cada uno de ellos.

El capital de trabajo lo podemos clasificar en:

      Realizable: conformado por todo aquello que puede ser almacenado, por ejemplo, materias primas o insumos (cuando se trata de una empresa productora), productos en proceso, productos terminados (cuando se trata de una empresa comercializadora), envases, útiles de escritorio, etc.

      Disponible: dinero requerido para pagar diversos servicios después de que éstos hayan sido utilizados, por ejemplo, pago de servicios básicos (agua, electricidad, teléfono, Internet), remuneraciones (sueldos y salarios), mantenimiento, tributos municipales, etc.

      Exigible: desembolsos que se realizan por anticipado; se denominan exigibles, porque uno gasta o invierte en ellos, y luego exige el derecho a su uso; son exigibles, por ejemplo, el adelanto a proveedores, el adelante del alquiler del local, los seguros, etc.

Inversión total

La inversión total del proyecto la obtenemos de la suma de la inversión fija, los activos intangibles y el capital de trabajo.

En este punto hacemos una lista de dichos elementos, el monto requerido para cada uno de ellos, y el monto total que suman éstos.

Estructura del financiamiento

En este punto señalamos si el proyecto será financiado en su totalidad con capital propio, o se requerirá de algún tipo de financiamiento externo.

En caso de hacer uso de financiamiento externo, en este punto debemos señalar qué porcentaje del total de la inversión cubrirá el financiamiento con capital propio, y qué porcentaje cubrirá el financiamiento con capital externo; por ejemplo, podríamos financiar el proyecto en un 40% con capital propio, y en un 60% con financiamiento externo.

Fuentes financieras

En caso de hacer uso de financiamiento externo, y conocer de antemano la fuente que nos otorgará el crédito, debemos desarrollar este punto en donde haremos una breve descripción de la fuente o fuentes externas de dicho financiamiento; por ejemplo, podemos hacer una breve descripción del banco o entidad financiera que nos otorgará el crédito, y las condiciones o requisitos que nos ha solicitado para poder otorgárnoslo.

En este punto también debemos señalar las características del préstamo, cuál será el monto que se obtendrá, el plazo que durará el préstamo, su costo (tasa de interés más comisiones), etc.

Y, finalmente, debemos elaborar un cuadro en donde señalemos las cuotas que tendremos que pagar durante el periodo de tiempo que dure el préstamo (presupuesto del pago de la deuda).

EL ESTUDIO DE LOS INGRESOS Y EGRESOS

El estudio de los ingresos y egresos señala los futuros ingresos y egresos del negocio para el periodo de tiempo en que está proyectado el plan de negocios.

Éste debe incluir los presupuestos de ingresos y de egresos, el punto de equilibrio, el flujo de caja proyectado, el estado de ganancias y pérdidas proyectado, y el balance general proyectado

El objetivo de la parte del estudio de los ingresos y egresos es el de mostrar al lector las proyecciones de los ingresos y egresos que obtendrá el negocio, así como la relación que se dará entre éstos.

La parte del estudio de los ingresos y egresos debería contener los siguientes elementos:

Presupuestos de ingresos

En este punto desarrollamos los presupuestos de ingresos para el periodo de tiempo en que vamos a proyectar el plan de negocios.

El tiempo en que será proyectado el plan de negocio dependerá de los objetivos del plan de negocios y del tipo de negocio que vamos a realizar; lo usual es hacer una proyección de 3 a 5 años, realizando proyecciones mensuales para los primeros 12 meses, y luego proyecciones anuales para los siguientes 2, 3 o 4 años.

A menos que no existan otros tipos de ingreso, los presupuestos de ingresos básicamente estarán conformados por los siguientes presupuestos:

Ø  Presupuesto de ventas

Ø  Presupuesto de cobros

Algo que resaltar es que para elaborar el presupuesto de ventas debemos guiarnos del pronóstico de la demanda que hemos desarrollado en la parte del estudio de mercado.

Presupuestos de egresos

En este punto desarrollamos los presupuestos de egresos para el mismo periodo de tiempo en que hemos proyectado los ingresos.

Los presupuestos de egresos básicamente son los siguientes:

En una empresa productora:

ü  Presupuesto de producción

ü  Presupuesto de requerimiento de materia prima

ü  Presupuesto de compra de materia prima

ü  Presupuesto de pago de materia prima

ü  Presupuesto de mano de obra directa

ü  Presupuesto de gastos indirectos de fabricación

ü  Presupuesto de costos de producción

ü  Presupuesto de gastos administrativos

ü  Presupuesto de gastos de ventas

ü  Depreciación

ü  Amortización de intangibles

ü  Presupuesto del pago de la deuda

En una empresa comercializadora (dedicada a la compra y venta de productos):

      Presupuesto de compras

      Presupuesto de pagos

      Presupuesto de gastos administrativos

      Presupuesto de gastos de ventas

      Depreciación

      Amortización de intangibles

      Presupuesto del pago de la deuda

Punto de equilibrio

En este punto hallamos el punto de equilibrio del negocio, es decir, el punto de actividad en donde los ingresos (las ventas) sean iguales a los egresos.

Flujo de caja proyectado

En este punto desarrollamos el flujo de caja proyectado o presupuesto de efectivo.

Estado de ganancias y pérdidas proyectado

En este punto desarrollamos el estado de ganancias y pérdidas proyectado o presupuesto operativo.

Balance general proyectado

Y, finalmente, en este punto desarrollamos el balance proyectado.

PRODUCTOS (RESULTADOS DE LAS ACTIVIDADES)

Los resultados específicos de las actividades realizadas a través del uso de insumos planificados.

Brevemente, un producto debe:

Ø  ser provisto por el proyecto

Ø  ser necesario para lograr el objetivo inmediato

Ø  estar orientado a la demanda y no enfocado en la oferta

Ø  ser enunciado claramente y de modo que pueda ser verificado.

Ø  ser viable con el presupuesto disponible.          

LA EVALUACION DEL PROYECTO

La evaluación del proyecto describe el desarrollo la evaluación financiera realizada al proyecto.

Ésta debe incluir el periodo de recuperación de la inversión y los resultados de los indicadores de rentabilidad utilizados.

El objetivo de la parte de la evaluación del proyecto es el de mostrar al lector que el proyecto es rentable, en cuánto tiempo se recuperará la inversión, y cuánto es lo se espera obtener por ella.

La parte de la evaluación del proyecto debería contener los siguientes elementos:

Periodo de recuperación de la inversión

El periodo de recuperación de la inversión señala el periodo de tiempo que va a tomar recuperar el capital invertido.

Para hallarlo, tomamos en cuenta la inversión del proyecto (estudio de la inversión y financiamiento) y los resultados del flujo de caja proyectado (estudio de los ingresos y egresos).

Si, por ejemplo, hemos invertido 1 200, y en el primer año tenemos un flujo de efectivo de 400, en el segundo año uno de 500, y en el tercero uno de 600, podemos decir que el periodo de recuperación de la inversión es de 3 años.

DEFINICION DE RENTABILIDAD

Se dice que una empresa es rentable cuando genera suficiente utilidad o beneficio, es decir, cuando sus ingresos son mayores que sus gastos, y la diferencia entre ellos es considerada como aceptable.

Pero lo correcto al momento de evaluar la rentabilidad de una empresa es evaluar la relación que existe entre sus utilidades o beneficios, y la inversión o los recursos que ha utilizado para obtenerlos.

Para hallar esta rentabilidad, se hace uso de indicadores, índices, ratios o razones de rentabilidad. Para el caso de la rentabilidad general se mide con el ratio ROI.

El ROI (Índice de retorno sobre inversión)

El índice de retorno sobre inversión (ROI por sus siglas en inglés) mide la rentabilidad de la empresa con respecto a su inversión.

La fórmula del ROI es:

ROI = (Utilidad Neta o Ganancia / Inversión) x 100

Por ejemplo, si invertimos 100 y luego de un año la inversión nos generó utilidades de 30, aplicando la fórmula: (30 / 100) x 100, podemos decir que la inversión nos dio una rentabilidad de 30% o, dicho en otras palabras, la inversión o capital tuvo un crecimiento del 30%.

O, por ejemplo, si invertimos 100 en un activo y luego lo vendemos a 300, aplicando la fórmula: (300 – 100 / 100) x 100, podemos decir que la inversión nos dio una rentabilidad de 200% o, dicho en otras palabras, la inversión o capital tuvo una variación del 200%.

El término rentabilidad también es utilizado para determinar la relación que existe entre las utilidades de una empresa y diversos aspectos de ésta, tales como las ventas, los activos, el patrimonio, el número de acciones, etc.

En este caso, para hallar esta rentabilidad simplemente debemos dividir las utilidades entre el valor del aspecto que queremos analizar, y al resultado multiplicarlo por 100 para convertirlo en porcentaje.

Por ejemplo, si tenemos ventas por 120 y en el mismo periodo hemos obtenido utilidades por 30, aplicando la fórmula: (30 / 120) x 100, podemos decir que la rentabilidad de la empresa con respecto a las ventas fue de 25% o, dicho en otras palabras, las utilidades de la empresa representaron el 25% de las ventas.

Si el ROI es positivo podemos decir que la empresa es rentable pues está utilizando eficientemente el capital invertido en ella en la generación de utilidades. Mientras mayor sea el ROI más rentable es considerada la empresa pues genera más utilidades con menos inversión.

Para obtener información sobre los ingresos y gastos de una empresa acudimos a su estado de resultados, si éste muestra utilidades o beneficios (los ingresos son mayores que los gastos) podemos decir que la empresa es rentable, pero si muestra pérdidas (los gastos son mayores que los ingresos) podemos afirmar que no es rentable.

Otros de los Ratios de rentabilidad son: el ROA, el ROE y el ROI, veamos cada uno de ellos:

EL ROA (Índice de retorno sobre activos)

El índice de retorno sobre activos (ROA por sus siglas en inglés) mide la rentabilidad de una empresa con respecto a los activos que posee. El ROA nos da una idea de cuán eficiente es una empresa en el uso de sus activos para generar utilidades.

La fórmula del ROA es:

ROA = (Utilidades / Activos) x 100

Por ejemplo, si una empresa genera utilidades de 4 000, y cuenta con un total de activos de 30 000, aplicando la fórmula del ROA:

ROA = (4 000 / 30 000) x 100

Nos da un ROA de 13.3%, es decir, la empresa tiene una rentabilidad del 13.3% con respecto a los activos que posee. O, en otras palabras, la empresa utiliza el 13.3% del total de sus activos en la generación de utilidades.

EL ROE (Índice de retorno sobre patrimonio)

El índice de retorno sobre patrimonio (ROE por sus siglas en inglés) mide rentabilidad de una empresa con respecto al patrimonio que posee. El ROE nos da una idea de la capacidad de una empresa para generar utilidades con el uso del capital invertido en ella y el dinero que ha generado.

La fórmula del ROE es:

ROE = (Utilidades / Patrimonio) x 100

Por ejemplo, si una empresa genera utilidades de 4 000, y cuenta con un patrimonio de 60 000, aplicando la fórmula del ROE:

ROE = (4 000 / 60 000) x 100

Nos da un ROE de 6.6%, es decir, la empresa tiene una rentabilidad del 6.6% con respecto al patrimonio que posee. O, en otras palabras, la empresa utiliza el 6.6% de su patrimonio en la generación de utilidades.

El VAN y TIR son otros índices financieros utilizados al momento de evaluar un proyecto.

El Valor Actual Neto (VAN) mide la ganancia del proyecto, al restar la inversión al total de los futuros flujos de dinero (los cuales son actualizados a través de una determinada tasa de descuento).

Mientras que la Tasa Interna de Retorno (TIR) es la máxima tasa de descuento que puede tener un proyecto para ser considerado rentable.

En caso de que el proyecto incluya además del capital propio, la adquisición de un crédito financiero, para una mejor evaluación se suele dividir el VAN y el TIR en VAN y TIR económico (para el cual se toma en cuenta el flujo de caja económico), y en VAN y TIR financiero (para el cual se toma en cuenta el flujo de caja financiero).

PLAN DE ACCIÓN

El plan de acción describe el programa o cronograma de las actividades más importante que se realizarán en la ejecución del plan de negocios.

Éste debe incluir las principales actividades en la puesta en marcha del negocio, los responsables de cada una de éstas, y las fechas en que se iniciarán, así como los plazos que tendrán.

Cronograma de actividades

Realizar un plan de acción donde se especifican las diferentes actividades a desarrollar, es importante que se establezca un orden coherente estipulando fechas en donde se resalten los resultados esperados. (Objetivos y metas)….